Automatizar OCR de facturas para gestorías y asesorías
El OCR solo aporta valor si valida, clasifica y deja trazabilidad. Para gestorías, el flujo debe separar documentos seguros de casos dudosos que requieren revisión.
Flujo técnico orientativo
Disparador: Nueva factura recibida en carpeta, email o formulario de cliente.
- 01
Capturar documento y asociarlo al cliente correcto.
- 02
Extraer proveedor, fecha, base, IVA, total y número de factura.
- 03
Validar coherencia entre importes y formato del documento.
- 04
Clasificar gasto o ingreso según reglas contables.
- 05
Enviar a revisión o preparar asiento/borrador en el sistema contable.
Datos que conviene tener claros
Qué revisaríamos antes de construir
Por dónde llegan las facturas y cómo se identifican los clientes.
Qué campos debe extraer el OCR para que el asiento sea útil.
Qué reglas contables existen por proveedor, concepto o cliente.
Qué nivel de confianza exige revisión humana.
Plan de implementación realista
Ordenar entrada de documentos por cliente y tipo.
Extraer datos con OCR y validar sumas, fechas y proveedor.
Clasificar automáticamente solo cuando la regla sea clara.
Mandar excepciones a una bandeja de revisión con motivo visible.
Control de errores
- Baja confianza OCR se manda a revisión.
- Importes que no cuadran bloquean el asiento automático.
- Duplicados se detectan por proveedor, número y fecha.
Cuándo no automatizar
- Si los clientes envían documentos mezclados sin orden mínimo.
- Si no hay reglas contables por tipo de gasto.
- Si se pretende eliminar revisión en documentos ambiguos.
Qué sigue en manos humanas
- OCR con baja confianza o importes que no cuadran.
- Proveedores nuevos o gastos sin categoría clara.
- Documentos duplicados, borrosos o mezclados.
KPIs para decidir si compensa
Facturas procesadas por hora.
Porcentaje de documentos clasificados automáticamente.
Errores detectados antes de contabilizar.
Tiempo de cierre mensual por cliente.
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